Das kennen Sie
Zwei Kundenanfragen, fünf Spam-Mails, dazwischen eine Phishing-Mail die täuschend echt aussieht. Sie scrollen, löschen, suchen – und irgendwo dazwischen geht eine wichtige E-Mail unter.
Also richten Sie Filter ein. Die E-Mails landen in Ordnern, alles sieht ordentlicher aus. Problem gelöst?
Nur halb. Denn diese Filter laufen in Ihrem E-Mail-Programm – und die funktionieren nur, wenn das Programm auch offen ist. Im Büro, am PC, eingeloggt.
Sobald Sie unterwegs sind und aufs Handy schauen, landet wieder alles ungefiltert im Posteingang. Spam, Phishing, Kundenanfragen – alles bunt gemischt.
Warum das so ist
Die meisten E-Mail-Filter – ob in Outlook, Thunderbird oder einem anderen Programm – arbeiten lokal auf Ihrem Gerät. Das Programm lädt die E-Mail herunter und sortiert sie dann erst ein.
Ist das Programm zu, passiert nichts. Öffnen Sie das Handy, sehen Sie den ungefilterten Stand vom Server.
Das ist kein Fehler – so ist es konstruiert. Die Lösung liegt woanders: direkt auf dem Server.
Die Lösung: Filterung direkt auf dem E-Mail-Server
Wir betreiben eigene E-Mail-Server, auf denen die Filter vor der Zustellung greifen – also bevor die E-Mail überhaupt auf Ihrem Gerät ankommt.
Das bedeutet:
- Spam wird aussortiert bevor Sie ihn je sehen
- Kundenanfragen landen im richtigen Ordner
- Rechnungen, Newsletter, interne Mails – jede Kategorie an ihrem Platz
Und das auf jedem Gerät gleichzeitig. Handy, Bürocomputer, Laptop – überall dieselben Ordner, dieselbe Sortierung. Weil die Arbeit der Server erledigt, nicht Ihr E-Mail-Programm.
Der nächste Schritt: E-Mails direkt an eine KI weiterleiten
Wer mag, kann das noch einen Schritt weiterdenken. Unser System kann eingehende E-Mails automatisch an eine KI weiterleiten – die dann zum Beispiel:
- einen Angebotsentwurf erstellt
- eine erste Antwort formuliert
- den Inhalt zusammenfasst und Sie per Kurznachricht informiert
Das ist kein Zukunftsszenario. Das läuft bereits bei Kunden von uns im Alltag.
Was das kostet
Weniger als Sie wahrscheinlich denken – und in der Regel weniger als bei den großen Anbietern wie Microsoft 365 oder Google Workspace. Mit dem Unterschied, dass Ihre E-Mails auf Servern in Deutschland liegen und nicht durch die Datenschutzrichtlinien amerikanischer Konzerne laufen.
Was genau das für Ihr Unternehmen kostet, hängt von der Anzahl der Postfächer und gewünschten Funktionen ab. Das klären wir in einem kurzen Gespräch.
Fazit
Server-seitige E-Mail-Filter sind keine Raketenwissenschaft – aber sie machen einen spürbaren Unterschied im Alltag. Keine doppelte Arbeit mehr, kein Chaos auf dem Handy, keine wichtigen Mails die untergehen.
Und wer möchte, hat damit die Basis für den nächsten Automatisierungsschritt: E-Mails die nicht nur sortiert, sondern direkt bearbeitet werden.
Klingt interessant für Ihr Unternehmen?
Wir zeigen Ihnen in einem kostenlosen Erstgespräch, was konkret möglich ist – ohne Verkaufsdruck.